Digitalisierung der Auftragsabwicklung: Wie anfangen?

In eine ganzheitliche Strategie sollten immer Digitalisierungs- und organisationale Verbesserungsmaßnahmen Berücksichtigung finden.

Die Digitalisierung des Auftragsabwicklungsprozesses angefangen beim Vertrieb und der Beschaffung über die Produktion bis zum Versand stellt insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vor große Herausforderungen. So stehen spezifischen Problemstellungen des Unternehmens eine Vielzahl potenzieller Digitalisierungsmöglichkeiten gegenüber. Doch wie fängt man jetzt mit der Digitalisierung an?

Digitalisierung ist kein Selbstzweck

Am wichtigsten ist zunächst die Erkenntnis, dass Digitalisierung nicht um des Digitalisierungwillen durchgeführt werden sollte, sondern als Befähiger angesehen werden muss, der Prozesse unterstützt und Verbesserungspotentiale hebbar macht. Gleichwohl ist die Digitalisierung in der Auftragsabwicklung kein Allheilmittel für ineffiziente Prozesse wie fehlerhafte Vorgaben in der Produktionsplanung und -steuerung (PPS) oder nicht geklärte Verantwortlichkeiten an Schnittstellen.

Die grundsätzliche Aussage von Thorsten Dirks aus seiner Zeit als CEO bei Telefónica Deutschland zur Digitalisierung trifft auch auf die Auftragsabwicklung zu: „Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess.“ Und so ist es für eine ganzheitliche und zielorientierte Digitalisierung des Auftragsabwicklungsprozesses im Sinne einer Digitalisierungsstrategie notwendig, Maßnahmen zur organisationalen und prozessualen Verbesserung mit Digitalisierungsmaßnahmen sinnvoll und ergänzend zu kombinieren.

6 Schritte zur ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie

Im Zuge der Ableitung und Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie für die Auftragsabwicklung muss eine Vielzahl verschiedener Fragen beantwortet werden. Hierzu zählen u. a. die Frage nach dem angemessenen Digitalisierungsgrad des Unternehmens oder nach dem übergeordneten Ziel. Unumstritten ist zudem die Notwendigkeit der Definition des eigenen Verständnisses des Begriffs „Digitalisierung“.

Zur Unterstützung des Vorhabens ist daher ein strukturiertes Vorgehen notwendig, welches anhand der folgenden 6 Schritte skizziert wird.

Schritt 1: Zieldefinition
Für das Projekt „Digitalisierung“ aber auch für das gesamte Unternehmen sollten in einem ersten Schritt die wesentlichen Ziele definiert und priorisiert werden. Ein einheitliches Zielbild unterstützt dabei im fortlaufenden Projekt. Es ist das Fundament für die weiteren Entwicklungsschritte, beugt Irritationen vor und führt schlussendlich zu einer besseren Lösungsfindung

Schritt 2: Ist-Prozess-Aufnahme
Um sinnvolle Maßnahmen zur Digitalisierung, aber auch zur prozessualen und organisationalen Verbesserung ableiten zu können, ist zunächst die nüchterne Aufnahme des Ist-Prozesses notwendig. Hierdurch wird Transparenz über die ablaufenden Prozesse geschaffen, die häufig insbesondere über Abteilungsgrenzen hinweg nicht konsistent vorhanden ist.

Schritt 3: Befragung und Einbindung der Mitarbeitenden (Zum Blogbeitrag)
Die Mitarbeitenden Ihres Unternehmens sind die größte Informationsquelle zur Schwachstellenidentifikation, Maßnahmenableitung und nachhaltigen Prozessverbesserung. Gleichzeitig müssen Sie Ihre Miterarbeitenden vor und bei der Einführung von (Digitalisierungs-)Maßnahmen mitnehmen, damit Widerstände nicht den potenziellen Erfolg der Digitalisierungsstrategie schmälern. Je früher Sie Ihre Miterarbeitenden einbeziehen, z. B. durch Befragungen oder Ideenboxen, desto besser.

Schritt 4: Schwachstellen Identifikation
Im nächsten Schritt müssen die Schwachstellen an den bisherigen Prozessen identifiziert werden. Besonders wichtig: „schonungslose Ehrlichkeit“. Dies heißt nicht, dass man Dinge schlechter reden sollte als sie sind, aber etwas „schön zu malen“ kann Sie vom Kurs abbringen, die wirklich wichtigen Dinge anzugehen.

Schritt 5: Soll-Prozess-Definition und Maßnahmenableitung
Auf Basis der Ergebnisse der vorherigen Schritte ist ein Soll-Prozess zu definieren. Dabei steht die Frage im Mittelpunkt „Wie soll der Prozess sein?“. Einher geht diese Frage mit der Auswahl von Maßnahmen, die die identifizierten Schwachstellen beheben können. Diese können sowohl organisatorische Maßnahmen, z. B. Änderungen innerhalb der Produktionsplanung und -steuerung, als auch Digitalisierungsmaßnahmen sein. Insbesondere bei der zielgerichteten Auswahl letzterer unterstützen frei zugängliche Web-Tools wie das Industrie 4.0 Reifegradmodell und die Industrie 4.0-Projektplattform zur Einführung in KMU, welche beide am Institut für Fabrikanlagen und Logistik (IFA) der Universität Hannover (mit-)entwickelt wurden.

Schritt 6: Digitalisierungsstrategie festlegen und Schritt-für-Schritt-Umsetzung
Abschließend muss die Digitalisierungsstrategie abgeleitet werden, in der die vielversprechendsten Maßnahmen unter Berücksichtigung der gegenseitigen Beeinflussung gesammelt und in eine zeitliche Abfolge gebracht werden. Diese kann anschließend Schritt-für-Schritt umgesetzt werden, sodass sich Ihr Unternehmen vom Ist-Zustand in Richtung Soll-Zustand bewegt.

In eine ganzheitliche Strategie sollten immer Digitalisierungs- und organisationale Verbesserungsmaßnahmen Berücksichtigung finden.

Nutzen und Zusammenfassung

Insgesamt ist auf ein strukturiertes Vorgehen zu achten, um den Digitalisierungsprozess der Auftragsabwicklung ganzheitlich und effizient zu gestalten. Viele Unternehmen fokussieren sich rein auf digitale Lösungen, schrecken aber gleichzeitig vor neuen Technologien oder digitalen Ansätzen aufgrund des gefürchteten großen finanziellen und zeitlichen Aufwands zurück. Dabei kann der Aufwand mit der richtigen Herangehensweise und Beratung stark gesenkt werden. Oftmals ist es bei den einzelnen Schritten auch hilfreich, sich Unterstützung ins Haus zu holen, um z. B. Diskussionen zu moderieren oder den gesamten Prozess zu begleiten.

Sollten Sie ein ähnliches Projekt planen oder generelle Fragestellungen rund um das Thema Digitalisierung des Auftragsabwicklungsprozesses haben, melden Sie sich gerne beim Autor Alexander Mütze unter 0511 762-18183 oder per E-Mail an  info@mitunsdigital.de.

Viel Erfolg bei Ihrem  Projekt!