Aktuelles: Kosten im Blick - Darauf sollten KMU bei IT-Investitionen achten

Kosten im Blick: Darauf sollten KMU bei IT-Investitionen achten

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Kosten im Blick: Darauf sollten KMU bei IT-Investitionen achten: Im Kontext der Digitalisierung bilden IT-Anwendungen das Rückgrat der Datenverarbeitung in Unternehmen. Nach einer Studie der IW Consult nutzen 36 Prozent der KMU bereits ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) oder Warenwirtschaftssystem. Dabei handelt es sich um Softwarelösungen zur Unterstützung der Arbeitsabläufe im Unternehmen. Sie bestehen meist aus mehreren Modulen wie z. B. Einkauf, Materialwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Personalabrechnung. Im Bereich des produzierenden Gewerbes sind darüber hinaus Manufacturing-Execution-Systems (MES) anzutreffen, welche die häufig limitierten Fähigkeiten eines ERP-Systems hinsichtlich der Produktionsplanung und -steuerung erweitern. Sie gestatten beispielsweise eine detaillierte Feinplanung sowie Simulation, Optimierung und Überwachung der Produktion. Im Zusammenspiel mit anderen IT-Anwendungen ermöglichen diese dem Unternehmen eine effiziente Auftragsabwicklung, die Bewältigung höherer Auftragsvolumina sowie die Realisierung transparenter und reaktionsfähiger Prozesse. Die Erfüllung der Kundenwünsche in puncto Qualität, Liefertermin und Preis kann so durchgehend sichergestellt werden.

Amortisation

Um diese Potenziale zu heben, bedarf es zunächst jedoch einer Investition in eine passende Softwarelösung. Dieses Vorhaben stellt aus betriebswirtschaftlicher Sicht insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen eine hohe Belastung dar. Die Investitionskosten können sich schnell auf einen fünf- oder sechsstelligen Betrag belaufen. Darüber hinaus muss sich das Unternehmen bewusst sein, dass Nutzeneffekte nicht unmittelbar nach der Implementierung auftreten. Sie entstehen erst, wenn sich die neue IT-Anwendung fest etabliert. Dies kann einige Monate in Anspruch nehmen. Mit einer Amortisation der Investition nach dem Go-Live der Anwendung ist in der Regel frühestens nach einem Jahr zu rechnen.

Einmalige und laufende Kosten

Die Investitionskosten sind aufgrund dieser Tatsache ein sehr prominenter Faktor bei dem Vorhaben, eine Softwarelösung im Unternehmen zu etablieren. Generell lassen sich diese in einmalige und laufende Kosten unterteilen. Im Zuge der Auswahl und Implementierung entstehen nicht nur Kosten bei der Beschaffung von Hardware und Lizenzen, sondern insbesondere durch den Einsatz internen Personals und von externen Dienstleistern. Während der Nutzungsphase sind neben den allgemeinen Betriebskosten auch Ausgaben für Upgrades und weitere Anwenderschulungen zu berücksichtigen.

Für eine transparente Investitionsentscheidung gilt es daher, folgende Kostenfaktoren im Blick zu behalten (vertiefende Informationen dazu finden Sie unter anderem in der VDI 5600 Blatt 2 (2013) oder in Kletti, J. (2015)):

Einmalige Kostenfaktoren im Rahmen der Auswahl und Implementierung:

Internes und externes Personal für die Konzeptionierung, die Anforderungserhebung, den Auswahlprozess und die Projektleitung
Lizenzen und Hardware
Pilotanwendung
Customizing und Schnittstellenprogrammierung
Anwenderschulungen