Automatisierung von Routineaufgaben mit RPA

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Beim Begriff Automatisierung denken die meisten Menschen zuerst an Roboter in der Fertigung, an selbstlernende Maschinen oder autonome Fahrzeuge. Doch Automatisierung beginnt bereits bei all den kleinen, alltäglichen Routineaufgaben, die meist von Menschenhand erledigt werden. Würden solche wiederkehrenden Aufgaben Bots überlassen, könnten Mitarbeitende sehr viel Zeit sparen – für die anspruchsvollen Aufgaben eingesetzt werden, die ein Unternehmen wirklich voranbringen.

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

RPA hat sich als effizienzsteigernde Automatisierungstechnologie in Unternehmen erwiesen, die viele Arbeitsschritte von Mitarbeitenden am PC obsolet macht und damit deren Arbeitsweise stark verändert. Es handelt sich um Softwareroboter, die in die bestehende IT-Landschaft integriert werden können, sodass es nur geringfügiger Änderung der bestehenden Systeme und Softwarelösungen bedarf.
Ein solcher Softwareroboter ist also beispielsweise in der Lage, einen Lieferschein automatisiert auszulesen und die wesentlichen Positionen wie Stückzahl oder Liefernummer in das ERP-System einzutragen. Demnach ist RPA, insbesondere für administrative Tätigkeiten, die standardisiert und regelbasiert mit strukturierten Daten ablaufen, sehr gut geeignet: Mit marginalen Auswirkungen auf die bestehenden Anwendungen und Infrastruktur bietet RPA eine Lösung, welche die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Prozessen bei geringerer Fehlerquote wesentlich reduziert.
RPA kann folglich als kostengünstige Lösung innerhalb der eigenen Systemarchitektur verstanden werden und einen großen Beitrag zur Digitalisierung und der damit verbundenen Automatisierung administrativer Tätigkeiten in Unternehmen leisten. RPA-Lösungen stellen damit gerade für KMU eine kostengünstige Alternative zur vollständigen Systemintegration bereit.

Welchen Nutzen hat RPA für mein Unternehmen?

Der Nutzen von RPA ergibt sich insbesondere aus den folgenden Punkten:

  • Der manuelle Aufwand der Mitarbeitenden für administrative Aufgaben wird reduziert. Sie haben dadurch mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

→ Freie FTE (Vollzeitäquivalente von Personal)) können in KMU direkt eingesetzt werden; mit freien FTE kann der akute Fachkräftemangel abgeschwächt werden.

  • Fehler bei der Datenübertragung werden reduziert. RPA arbeitet fehlerfrei und revisionssicher.

→ Reduzierte Fehlerrate

  • Der Digitalisierungsgrad im Unternehmen wird sukzessive erhöht. Es besteht dabei kein Bedarf zur vollen Systemintegration. RPA nutzt bestehende Systeme übergreifend und ohne Systemveränderungen.

→ Sukzessive Digitalisierung

Eine teilweise Prozessautomatisierung durch RPA stellt damit eine direkte Optimierung der administrativen Tätigkeiten dar.
Die Einführung von RPA zeichnet sich darüber hinaus durch niedrige Investitionskosten sowie einen geringen Aufwand für die Umstellung der Unternehmens-IT aus. Gründe hierfür sind neben dem vergleichsweise geringen Lizenzierungsaufwand für RPA-Software auch der überschaubare Aufwand für den Aufbau von Anwendungswissen in den Fachabteilungen. Sie eignet sich daher ideal für KMU, um eine sofortige Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit zu erzielen.
Die Umsetzung von RPA führt in logischer Konsequenz zu einer Verfügbarkeitserhöhung der offerierten administrativen Prozesse in einem Unternehmen, da der eingesetzte Softwareroboter nicht an gesetzliche Arbeitszeitregelungen gebunden und somit theoretisch 24 Stunden pro Tag verfügbar und arbeitsfähig ist. Dieses Potenzial ist an ein hohes Maß an Wiederholbarkeit und eine entsprechende Eingangsfrequenz der Prozessschritte gebunden.

Wie wähle ich den richtigen Prozess zur Einführung von RPA aus?

Die Einführung von RPA ist mit unterschiedlichen Anforderungen in den Bereichen Technologie, Datenquellen, Organisation und Mensch verbunden.

Technologie: Beim Einsatz von RPA können vier Umsetzungsstufen unterschieden werden: „Klassisches“ RPA, Cognitive Automation, Digital Assistants sowie Autonomous Agents (siehe Abbildung 1). Der Grad an Automatisierung und abbildbarer Datenheterogenität vom klassischen RPA hin zu höher gelegenen Stufen steigt dabei sukzessive an.

Abbildung 1: Entwicklungen von Softwarerobotern

Datenquellen: Die Anwendung von RPA setzt die Verfügbarkeit von Prozessdaten in geeigneter Datenqualität voraus, die ggf. zunächst aufbereitet werden müssen. Dies gilt insbesondere für höhere Stufen von RPA, die durch Algorithmen zur Datenaufbereitung (z. B. Texterkennung, Bilderkennung) sowie Entscheidungsfindung (z. B. Assoziationsanalyse, Clusteranalyse, Entscheidungsbaumanalyse) ergänzt werden. Hieraus ergibt sich die Notwendigkeit, angebundene Datenquellen auf ihre Eignung zur Anwendung der Algorithmen zu prüfen. Gängige Beispiele sind die Klassifizierung von Objekten oder die Schätzung bzw. Vorhersage von Werten.

Organisation: Die Einführung und der Betrieb von RPA erfordert eine Anpassung der Organisationsstruktur. Dies geschieht durch eine fachbereichsübergreifende Arbeit. Zum einen wird das Knowhow der Fachabteilung benötigt, um die geeigneten Prozesse zu identifizieren. Zum anderen wird die IT-Abteilung benötigt, um den Prozess mittels RPA zu automatisieren (Rechtemanagement). Ferner gilt es Erfahrungen zu sammeln, um künftige Potenziale in der intelligenten Automatisierung rasch zu erkennen und mit geringen Einstiegshürden umzusetzen. Die Automatisierungsmöglichkeiten sind vom jeweiligen Prozess anhängig zu machen und müssen zunächst identifiziert werden.

Mensch: Die Akzeptanz der Mitarbeitenden spielt eine wesentliche Rolle bei der Einführung von RPA. Die positive Wirkbeziehung zwischen Akzeptanz von Technologien und deren Nutzung ist dabei empirisch nachgewiesen.

Fazit: Für eine zielgerichtete Einführung von RPA müssen zunächst geeignete Prozesse identifiziert und entsprechende technologische, datenbezogene, organisatorische und menschliche Anforderungen abgeleitet werden.

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