Software-Auswahl

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Was ist eine Business-Software und was ist ein ERP-System?

Zahlreiche Unternehmen, auch viele kleinere und mittlere Unternehmen (KMU), nutzen Business-Software zur digitalen Unterstützung ihrer Geschäftsprozesse. Es existiert eine Vielzahl an unterschiedlichen Kategorien von Business-Software, beispielsweise betriebswirtschaftliche Anwendungen zur Material-, Personal- oder Finanzwirtschaft etc. Eine zentrale und besonders weit verbreitete Business-Software-Lösung aus dem betriebswirtschaftlichen Bereich ist das sogenannte Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System). Es dient der Verwaltung sämtlicher Ressourcen eines Unternehmens. ERP-Systeme umfassen eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen und Betriebsdaten und verarbeiten bzw. speichern diese in einer zentralen Datenbank.

Was ist eine Softwareauswahl?

Auf dem Markt existierten zahlreiche Business-Softwarelösungen. Viele Unternehmen stehen früher oder später (in der Regel ca. alle zehn bis 15 Jahre) vor der Herausforderung, aus der Vielzahl an Business-Softwarelösungen die für ihre Anforderungen am besten geeignete und wirtschaftlichste Software zu identifizieren. Dies ist kein trivialer Prozess, weswegen in der Praxis häufig externe Dienstleister beauftragt werden, die den Auswahlprozess organisatorisch und fachlich begleiten.

Welche Schritte beinhaltet der Prozess einer Softwareauswahl üblicherweise?

Ein beispielhafter, typischer Ablauf eines Softwareauswahl-Projektes umfasst die folgenden Schritte:

  • Zieldefinition
  • Prozessanalyse
  • Anforderungsanalyse und Lastenhefterstellung
  • Marktanalyse und Anbietervorauswahl
  • Ausschreibungsphase
  • Angebotsauswertung
  • Anbieterpräsentation und -auswahl

Können Anbieterpräsentationen online (statt in Präsenz) durchgeführt werden?

Corona-Pandemie bedingt und aufgrund der voranschreitenden Digitalisierung werden Anbieterpräsentationen vermehrt online, statt in Präsenz durchgeführt. Dies stellt sowohl die Anbieter als auch die potenziellen Kunden vor größere Herausforderungen. Zwar ist es gut möglich, Inhalte bzw. Facetten der Software digital zu verdeutlichen, aber nicht zuletzt die persönlichen Komponenten können in einem digitalen Format schnell mal auf der Strecke bleiben. Dabei spielen diese ebenfalls eine wichtige Rolle, denn eine gute persönliche Ebene zur effektiven und langfristigen Zusammenarbeit ist nicht nur in der Einführungsphase des neuen Systems, sondern auch darüber hinaus ein entscheidender Faktor für den Erfolg des Einführungsprojektes.

Ein Praxisbeispiel

In dem Schnellläuferprojekt „Digitale Anbieterpräsentation – Herausforderung bei der Softwareauswahl“ untersuchte das Mittelstand-Digital Zentrum Hannover im Rahmen eines Softwareauswahlprozesses für das Start-Up Papair GmbH die Herausforderungen und Potenziale bei der digitalen Durchführung von Anbieterpräsentationen. Ziel dabei war es, ein Konzept zur effizienten digitalen Durchführung zu entwickeln und die Eignung unterschiedlicher Online-Tools wie einem digitalen Whiteboard für aufkommende Fragen und Antworten zu prüfen.

Wenn Sie mehr über das Thema Digitale Anbieterpräsentationen erfahren möchten, buchen Sie gerne ein kostenfreies Firmengespräch mit unseren Expert*innen Philipp Harder und Maren Müller.

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