Optimierung und Digitalisierung des Auftragsabwicklungsprozesses

Viele produzierende Unternehmen, darunter insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU), stehen vor der Herausforderung, ihren Auftragsabwicklungsprozess zu optimieren und zu digitalisieren. Eine ganzheitliche Betrachtung der Auftragsabwicklung über den Vertrieb, die Beschaffung, die Produktion bis hin zur Distribution trägt hierbei wesentlich zur Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit bei. Vielen Unternehmen stellt sich hier die zentrale Frage, welche die wesentlichen Ansatzpunkte für eine Digitalisierung des Auftragsabwicklungsprozesses sind bzw. welche konkreten ersten Schritte im Rahmen einer ganzheitlichen Digitalisierung zu gehen sind.

Die wichtigste Erkenntnis in diesem Zusammenhang ist dabei, dass die Digitalisierung kein Selbstzweck ist, sondern bei der Optimierung von Prozessen unterstützt und es ermöglicht, Verbesserungspotenziale zu heben. Dennoch ist die Digitalisierung in der Auftragsabwicklung nicht als Allheilmittel für ineffiziente Prozesse, wie bspw. fehlerhafte Vorgaben in der Produktionsplanung und -steuerung (PPS) oder nicht geklärte Verantwortlichkeiten an Schnittstellen, zu sehen. So trifft die grundsätzliche Aussage von Thorsten Dirks aus seiner Zeit als CEO bei Telefónica Deutschland zur Digitalisierung auch auf die Auftragsabwicklung zu: „Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess.“. Und so ist es für eine ganzheitliche und zielorientierte Digitalisierung des Auftragsabwicklungsprozesses im Sinne einer Digitalisierungsstrategie notwendig, Maßnahmen zur organisationalen und prozessualen Verbesserung mit Digitalisierungsmaßnahmen sinnvoll und ergänzend zu kombinieren.

Das Institut für Fabrikanlagen und Logistik (IFA) der Leibniz Universität Hannover als Partner des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Hannover „Mit uns digital!“ konnte die Ernst Bartsch GmbH aus Weyhe in einem Projekt dabei unterstützen, eine auf die individuellen Bedarfe zugeschnittene Strategie zur Digitalisierung und Optimierung des Auftragsabwicklungsprozesses sowie konkrete notwendige Maßnahmen abzuleiten. Der folgende Bericht fokussiert insbesondere das übertragbare Vorgehen im Projekt.

Unternehmen und Produkt

Die Ernst Bartsch GmbH aus Weyhe-Dreye (nahe Bremen) bietet ihren Kunden individuelle Komplettlösungen im Bereich der Stahlumformung an. Zu den Kernkompetenzen des Unternehmens zählen dabei sowohl die Blech- und Profilverformung als auch verschiedenste Schweiß-, Schneid- und Biegeverfahren, die das Angebot eines breiten Produktspektrums ermöglichen.

Das in dritter Generation geführte und ortsverbundene Familienunternehmen kann auf über 90 Jahre Erfahrung im Bereich der Metallverarbeitung zurückblicken. Die wichtigste Zielgröße des aus mehr als 20 Mitarbeitenden bestehenden Teams stellt dabei stets die Kundenzufriedenheit dar. So versteht sich die Ernst Bartsch GmbH als flexibler und zuverlässiger Partner, der durch Engagement und Kreativität auch komplexe Aufgaben und Problemstellungen löst.

Problemstellung & Zielsetzung

Mit Blick in die Zukunft und mit wachsenden Anforderungen hinsichtlich der Rückverfolgbarkeit von Prozessen und Materialchargen sowie dem schleichenden Generationswechsel in der Belegschaft, sieht sich die Ernst Bartsch GmbH mit der Herausforderung konfrontiert, ihre Auftragsabwicklungsprozesse zu digitalisieren und Prozesse zu optimieren. Im Mittelpunkt der aktuellen Überlegungen steht dabei insbesondere die Verbesserung der Erfassung von Bearbeitungszeiten in der Produktion, welche sowohl für die Rechnungslegung und Nachkalkulation als auch eine, wenn nicht die wichtigste, Basis für die Erstellung von Angeboten darstellen. Damit einhergehend existiert der Wunsch nach einer Verbesserung der Planung von Aufträgen und der Steigerung der Transparenz hinsichtlich bereits freigegebener Aufträge. So mangelt es momentan an einer konsistenten Übersicht über den Fertigungsfortschritt von Aufträgen in der Produktion sowie den bestehenden Arbeitsvorrat für einzelne Maschinen bzw. Maschinengruppen.

Ziel des gemeinsamen Projektes mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hannover war es daher, nach einer detaillierten Analyse der ablaufenden Prozesse und einer Identifikation von Schwachstellen unter Einbeziehung der Mitarbeitenden, individuelle Maßnahmen abzuleiten, die zur Digitalisierung und damit zur Optimierung des Auftragsabwicklungsprozesses beitragen. Diese ersten Schritte sollen dabei den Grundstein für die nächsten Entwicklungsstufen in Richtung Digitalisierung bei der Ernst Bartsch GmbH legen.

Lösungsweg

Zur Ableitung individuell sinnvoller Maßnahmen zur Optimierung und Digitalisierung des Auftragsabwicklungsprozesses wurde ein mehrstufiges Arbeitsprogramm durchlaufen. Ausgehend von der Ist-Situation wurden Zielbilder im Sinne eines Soll-Zustands definiert und Maßnahmen zur zielgerichteten Optimierung der Auftragsabwicklung abgeleitet. Die Einzelmaßnahmen ließen sich anschließend zu einem ganzheitlichen Digitalisierungskonzept zusammenfügen. So startete das Projekt mit einem initialen Kick-Off-Workshop zur Ziel- und Begriffsdefinition, an welchem im Anschluss die Aufnahme des aktuellen Auftragsabwicklungsprozesses (Ist-Prozess) erfolgte. Diese Ist-Aufnahme und der Dialog mit den Mitarbeitenden der Ernst Bartsch GmbH ermöglichte die Aufnahme wichtiger inhaltlicher Impulse.  Die Impulse und Ideen flossen sowohl in die nachfolgende Schwachstellenanalyse als auch in die Ableitung von Digitalisierungspotenzialen sowie in das Soll-Konzept ein. Das Projekt mündete in der Diskussion und Erörterung der nächsten konkreten Umsetzungsschritte zur Beschreitung des Projektes „Digitalisierung der Auftragsabwicklung“ im Sinne einer Digitalisierungsstrategie.

Schritt 1: Ziel- und Begriffsdefinition | Die Fundamente eines Veränderungsprojektes

Für Projekte allgemein, insbesondere jedoch für Projekte, welche die Unternehmensprozesse sowie Schnittstellen verschiedenster Abteilung tangieren, bedarf es in einem ersten Schritt zunächst der Schaffung eines einheitlichen Verständnisses des Projektgegenstands sowie des Projektziels. So galt es im ersten Schritt, die Begriffe „Auftragsabwicklung“ und „Digitalisierung“ gemeinsam mit der Ernst Bartsch GmbH zu definieren und den Betrachtungsbereich einzugrenzen. Im Anschluss erfolgte in einem Zieldefinitionsworkshop mit den Projektverantwortlichen die Entwicklung eines einheitlichen Zielbildes. Innerhalb des Workshops wurden die wesentlichen Zielgrößen definiert und die Haupthandlungsfelder mittels der „Mehr-Punktabfrage“-Methode abgeleitet. Darüber hinaus wurde der angestrebte „Digitalisierungsgrad“ gemeinsam erörtert.

Schritt 2: Ist-Prozess-Aufnahme | Schaffung einer Diskussionsgrundlage

Um sinnvolle Maßnahmen zur Digitalisierung, aber auch zur prozessualen und organisationalen Verbesserung, ableiten zu können, wurde nach der erfolgten Ziel- und Begriffsdefinition eine Ist-Prozess-Aufnahme mittels Interviews der Prozessverantwortlichen durchgeführt. Dieses Vorgehen bietet den großen Vorteil, dass hierdurch bereits häufig erste Verbesserungsmaßnahmen alleine durch die geschaffene Transparenz über die ablaufenden Ist-Prozesse abgeleitet werden können. Ferner stellt der aufgenommene Ist-Prozess in seiner Ausprägung die Grundlage für Diskussionen und die Schwachstellenidentifikation dar.

Die Visualisierung des aufgenommenen Auftragsabwicklungsprozesses der Ernst Bartsch GmbH erfolgte mittels der Swim-Lane Methode (auch: Process Mapping, vgl. Abbildung 1). In digitaler Form wurden die ablaufenden Prozesse, Schnittstellen sowie der verbundene Informations- und Dokumentenfluss zwischen allen Prozessbeteiligten mittels des Programms Microsoft Visio aufgenommen und dokumentiert. Medienbrüche im Auftragsabwicklungsprozess, wie bspw. das Ausdrucken einer Auftragsmappe in Papierform, wurden hierbei explizit berücksichtigt.

Abbildung 1: Digitales Process-Mapping zur Aufnahme des Auftragsabwicklungsprozesses

Schritt 3: Befragung und Einbindung der Mitarbeitenden | Säulen eines Veränderungsprojektes

Die Mitarbeitenden eines Unternehmens sind die wichtigste Informationsquelle zur Schwachstellenidentifikation, Maßnahmenableitung und nachhaltigen Prozessverbesserung. Gleichzeitig müssen die Miterarbeitenden vor und bei der Einführung von (Digitalisierungs-) Maßnahmen eingebunden werden, damit Widerstände nicht den potenziellen Erfolg des Projekts schmälern. Je früher die Miterarbeitenden dabei einbezogen werden, desto besser.

In dem Projekt mit der Ernst Bartsch GmbH wurde zur Einbindung der Mitarbeitenden ein Workshop mit der gesamten Belegschaft vor Ort in gewohnter Umgebung durchgeführt. Der Workshop wurde zudem durch das Aufstellen einer Digitalisierungs- und Ideenbox (siehe Abbildung 2) ergänzt. Alle Mitarbeitenden hatten während des Projektes so die Möglichkeit, ihre Ideen zu verschriftlichen, einzubringen und (ggf. auch anonym) Kritik am aktuellen Auftragsabwicklungsprozess zu äußern (vgl. Abbildung 2).

Abbildung 2: Aufgebaute Digitalisierungs- und Ideenbox inkl. vorbereiteter Ideenzettel

Schritt 4: Schwachstellen Identifikation

Im nächsten Schritt wurden im Projekt Schwachstellen identifiziert und im aufgenommenen Auftragsabwicklungsprozess verortet. Hierzu wurden sowohl die Erkenntnisse aus den Interviews mit den Prozessverantwortlichen als auch der gesamten Belegschaft einbezogen. Die Schwachstellen und Verbesserungsvorschläge wurden im Anschluss den Kategorien „Organisatorisch“, „Digitalisierung“ und „Organisatorisch & Digitalisierung“ zugeordnet und hinsichtlich ihrer Wichtigkeit bewertet. Im Sinne des oben erwähnten Zitats von Thorsten Dirks wurde dabei die Devise „Organisatorische Prozessoptimierung vor Digitalisierung“ verfolgt.

Schritt 5: Soll-Prozess-Definition und Maßnahmenableitung

Auf Basis der Ergebnisse der vorherigen Schritte wurden Ideen für einen Soll-Prozess entwickelt und zielgerichtete Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet. So wurden im Projekt sowohl Methoden wie 5S und 5W als auch die Verbesserung des Shopfloor Managements zur organisatorischen Prozessverbesserung als geeignet identifiziert. Die 5S-Methode, welche auch als 5A-Methode bekannt ist, schafft durch Standardisierung Übersicht und Ordnung an Arbeitsplätzen in der Produktion. Dies erfolgt dabei durch das wiederholte Durchlaufen der Schritte Aussortieren, Aufräumen, Arbeitsplatz sauber halten, Standardisierung und Selbstdisziplin. Ergänzend zur 5S Methode wurde die 5W–Methode als geeignete Methode für die Ernst Bartsch GmbH identifiziert. Mit 5W, auch „5x Warum“, wird eine Methode zur Analyse von Problemursachen bezeichnet, bei der durch mehrmaliges, zunehmend tiefergehendes Hinterfragen eines Problemzustands die Ursache so genau wie möglich ermittelt wird. Darüber hinaus wurden in den Feldern Betriebsdatenerfassung / Zeiterfassung, Lagerverwaltung, ERP-System und Produktionsvisualisierung Digitalisierungsmaßnahmen überprüft und Maßnahmen empfohlen.

So prüfte das Projektteam des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Hannover eingangs die Umstellung des vom Unternehmen verwendeten ERP-Systems und identifizierte eine Auswahl geeigneter alternativer ERP-Systeme für die Ernst Bartsch GmbH. In anschließenden, vertiefenden Diskussionen hat sich das Unternehmen jedoch, nicht zuletzt aufgrund der aktuellen unsicheren Wirtschaftslage sowie dem zu erwartenden Implementierungsaufwand, gegen eine Einführung eines neuen ERP-Systems entschieden. Daher identifizierte das Projektteam weitere niedrigschwellige Maßnahmen aus den aufgeführten Feldern, welche kompatibel zu dem aktuell bestehenden ERP-System sind.

Mithin konnte als eine mögliche Maßnahme die dezentrale und adressatengerechte Informationsbereitstellung über ESLs (Electronic Shelf Labels) identifiziert werden (vgl. Abbildung 3), welche neben der Verbesserung der Informationsbereitstellung auch das Potenzial bieten, die Rückmeldungen von Bearbeitungszeiten zu verbessern und zur Vermeidung von Papierverschwendung beizutragen.

Abbildung 3: Konzeptdarstellung eines ES-Labels für das fiktive Arbeitssystem „Kantbank 2000“

Im Anschluss an die Erarbeitung möglicher Lösungsalternativen in den verschiedenen Handlungsfeldern wurden diese als einzelne Bestandteile in ein Gesamtkonzept eingefügt.

Schritt 6: Digitalisierungsstrategie festlegen und Schritt-für-Schritt-Umsetzung

Im letzten Schritt des Projektes erfolgte die gemeinsame Diskussion des Gesamtkonzepts und die Bewertung der Konzeptalternativen im Bereich der Digitalisierung. Erörtert wurden darüber hinaus die empfohlenen Maßnahmen im Bereich „Organisation“ und die Ableitung eines Gesamtvorgehens. Das Gesamtvorhaben sieht in der ersten Stufe vor, zunächst die empfohlenen organisatorischen Maßnahmen und erste Maßnahmen im Bereich Digitalisierung umzusetzen, welche die Rückmeldedatenqualität und Transparenz erhöhen. So werden weitere Zeiterfassungsterminals und Shopfloor-Monitore in der Produktion eingeführt. In Zusammenarbeit mit dem bestehenden ERP-Systemanbieter wurde zudem eine Lösung entwickelt, die es erlaubt Aufträge hochauflösender auf den einzelnen Arbeitssystemen zu verplanen und somit sowohl den Informationsgehalt zum Arbeitsvorrat als auch über den Fertigungsfortschritt deutlich zu erhöhen.

Nach Umsetzung dieser ersten Maßnahmen ist anschließend abzugleichen, inwiefern der definierte Zielzustand erreicht werden konnte. Durch ein weiteres, verkürztes Durchlaufen der Schritte 1-5 kann anschließend identifiziert werden, welche weiteren Maßnahmen aus dem Gesamtkonzept als nächste zu implementieren sind oder ob weitere bisher noch nicht vorgesehene Maßnahmen in das Konzept integriert werden müssen.

Nutzen für den Mittelstand                             

Abbildung 4: In einer ganzheitlichen Strategie sollten immer Digitalisierungs- und organisationale Verbesserungsmaßnahmen Berücksichtigung finden

Das Projektbeispiel zeigt, dass die Digitalisierung insbesondere in KMU ein immer wichtigerer Faktor wird, jedoch insbesondere die kleineren Unternehmen Unterstützung und ein strukturiertes Vorgehen brauchen, um eine ganzheitliche und zielgerichtete Strategie für die digitale Transformation ihres Unternehmens ableiten zu können. Insbesondere in Anbetracht der momentan unsicheren wirtschaftlichen Situation gilt es dabei vielmehr darauf zu achten, dass Digitalisierungsmaßnahmen effizient und zielgerichtet sind und nicht zu einer zusätzlichen Belastung für das Unternehmen werden. Gleichzeitig müssen jedoch sinnvolle Maßnahmen ergriffen werden, um zukünftig wettbewerbsfähig am Markt agieren zu könnten.

Das dargelegte Vorgehen zeigt auch auf, dass im Bereich der Auftragsabwicklung Digitalisierungsansätze und Maßnahmen der organisationalen Verbesserung integriert betrachtet werden sollten, um sinnvoll und bedarfsgerecht „zu digitalisieren“. Abbildung 4 illustriert dies und zeigt auch weitere Werkzeuge, die genutzt werden können, um potentielle Digitalisierungsmaßnahmen zu identifizieren.

Durch eine solche integrierte Herangehensweise kann so der finanzielle Aufwand stark gesenkt werden und die Gesamtzielerreichung maßgeblich gesteigert werden.

Industrie 4.0

• Analyse des Auftragsabwicklungsprozesses und vorhandener Medienbrüche
• Bewertung bestehender IT-Systeme für die Betriebsdatenerfassung (BDE) und die Auftragsabwicklung
• Identifikation und Bewertung alternativer BDE- und ERP-Systeme
• Ableitung von Hardwarebedarfen in der Produktion

Autoren:

Alexander Mütze, M. Sc., studierte Wirtschaftsingenieurwesen mit den Vertiefungsrichtungen Produktionstechnik und Produktionswirtschaft an der Leibniz Universität Hannover. Seit 2018 ist er als wissenschaftlicher Mitarbeiter der Forschungsgruppe Produktionsmanagement am Institut für Fabrikanlagen und Logistik (IFA) der Leibniz Universität Hannover und als Experte für Produktionsplanung und -steuerung im Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hannover tätig.

Tim Kämpfer, M. Sc., studierte Produktion und Logistik an der Leibniz Universität Hannover. Seit 2019 arbeitet er als wissenschaftlicher Mitarbeiter am Institut für Fabrikanlagen und Logistik (IFA). In der Forschungsgruppe Produktionsmanagement sowie als Experte des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Hannover beschäftigt er sich insbesondere mit der logistikorientierten Bewertung von Produktportfolios und mit der Optimierung der Auftragsabwicklung.