Digitale Geschäftsprozesse sind ein zentraler Aspekt der digitalen Transformation in Unternehmen. Nach einer Studie der IW Consult besitzen 56 % der KMU noch weitgehend analoge Prozesse. Der Einsatz von Unternehmenssoftware ermöglich die Digitalisierung dieser Prozesse sowie eine damit verbundene Steigerung der Produktivität und Bewältigung größerer Absatzzahlen. Weit verbreitet sind Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) oder Warenwirtschaftssysteme. Diese können meist ein breites Spektrum an Geschäftsprozessen aus verschiedenen Arbeitsbereichen eines Unternehmens digital abbilden. Darüber hinaus gibt es weitere spezialisierte Software für beispielsweise den Vertrieb oder die Produktion:
Enterprise-Resource-Planning-System (ERP)
Das ERP-System dient der grundlegenden Planung und Steuerung der unternehmerischen Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel und Material. Es stellt häufig die Basis der strukturierten Datenverarbeitung in Unternehmen dar. Je nach Umfang des Systems werden Funktionen für verschiedenste Arbeitsbereiche, wie beispielsweise Einkauf, Lager oder Finanzbuchhaltung, geboten. Vielfältige Geschäftsprozesse können so effizient digitalisiert werden. Informationsflüsse im Unternehmen lassen sich optimieren und monotone Aufgaben automatisieren. Außerdem können gesteigerte Auftragsvolumina bewältigt werden. Die Lösungen sind oftmals auf bestimmte Branchen oder andere Zielgruppen zugeschnitten.
Dokumente-Management-System (DMS)
Den Informationsträger Papier im Unternehmen zu ersetzen, ist ein umfangreiches Projekt und bedarf neben der Einführung digitaler Geschäftsprozesse auch eine digitale Verarbeitung von Dokumenten wie z. B. E-Mails, PDFs, Word- oder Papierdokumenten. Ein Dokumente-Management-System (DMS) ermöglicht genau dies. Dokumente können mittels Texterkennung automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden. Durch deren Indexierung können die Mitarbeitenden sie jederzeit über eine Suchfunktion auffinden. Eine Versionsverwaltung bietet Kontrolle über nachträgliche Änderungen oder angebrachte Notizen an Dokumenten, ohne das Original zu verlieren. Zudem ermöglichen DMS eine Zugriffsteuerung für einzelne Personen oder Abteilungen. Dokumente können gemäß gesetzlicher Vorgaben an Aufbewahrung und Datensicherheit gespeichert werden.
Manufacturing-Execution-System (MES)
Im produzierenden Gewerbe bietet sich die Nutzung von digitalen Fertigungsmanagementsystemen (Manufacturing-Execution-System) an. Diese erweitern die häufig limitierten Fähigkeiten eines ERP-Systems hinsichtlich der Produktionsplanung und ‑steuerung. Sie gestatten beispielsweise eine detaillierte Feinplanung sowie Simulation, Optimierung und Überwachung der Produktion. Die Erfassung von Betriebsdaten in der Fertigung ist Grundlage für den Einsatz eines MES. Dadurch werden transparente und reaktionsfähige Produktionsprozesse ermöglicht. Die Erfüllung der Kundenwünsche in puncto Qualität, Liefertermin und Preis kann so durchgehend sichergestellt werden.
Customer-Relationship-Management-System (CRM)
Mit Hilfe eines Customer-Relationship-Management-Systems (CRM) lassen sich Vertriebsaktivitäten effizient gestalten und verbessern. Integraler Bestandteil ist zumeist ein umfangreiches Modul zum Kontaktmanagement. Sämtliche Interaktion mit Kund*innen wird erfasst und für das gesamte Team sichtbar gemacht. Anfragen und konkrete Angebote können verwaltet und jederzeit eingesehen werden. Marketing-Aktivitäten können automatisiert und auf interessierte Kund*innen zugeschnitten werden. Zudem ermöglicht ein CRM Service-Prozesse kundenorientiert und effizient abzuwickeln. Darüber hinaus können zu allen Aktivitäten detaillierte Auswertungen erstellt werden.
Die hier beschriebenen Systeme stellen nur eine Auswahl dar. Ihr Funktionsumfang kann je nach Anbieter variieren. Daher sind die Beschreibungen in diesem Artikel nur ein erster Überblick. Im Vorfeld einer Beschaffung müssen die Prozesse des eigenen Unternehmens genau analysiert und optimiert werden, um darauf aufbauend Anforderungen abzuleiten und eine Lösung auszuwählen. Beim Vergleich von Anbietern bietet sich die Nutzung von Vergleichsportalen an. Das gesamte Vorgehen lässt sich in einem Leitfaden des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk im Detail nachlesen.
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