Was ist ein KI-Chatbot und wie funktioniert er?
Ein KI-Chatbot ist eine Software, die auf künstlicher Intelligenz basiert und dazu verwendet wird, mit Nutzer*innen zu kommunizieren. Der Chatbot kann dabei einfache oder komplexe Fragen beantworten, indem er Informationen aus Datenbanken, Dokumenten oder anderen Quellen extrahiert. Bei der lokalen Anwendung wird der Chatbot direkt auf den Servern des Unternehmens installiert, anstatt auf einer externen Cloud-Plattform. Dies bietet den Vorteil, dass sensible Unternehmens- und Kundendaten nicht nach außen gegeben werden müssen.
In einem Digitalisierungsprojekt des Mittelstand-Digital Zentrums Hannover unterstützt das IPH – Institut für Integrierte Produktion Hannover gGmbH zwei Unternehmen bei der Einführung eines solchen Chatbots, nämlich die HEUER & Co. Hausausbau GmbH und die ES Edgar Schröder Unternehmensberatungsgesellschaft für Zeitarbeit mbH. Darüber hinaus entwickelt das IPH einen Leitfaden, um auch weitere Unternehmen zu befähigen, Schritt für Schritt einen KI-Chatbot einzuführen.
Vorteile der lokalen Nutzung eines KI-Chatbots
Ein entscheidender Vorteil eines lokal betriebenen KI-Chatbots ist die vollständige Kontrolle über die eigenen Daten. Im Gegensatz zu Cloud-Lösungen, bei denen Daten möglicherweise an externe Server übermittelt werden, bleibt alles beim Unternehmen. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist dies ein großer Vorteil, da sie so den Datenschutz sicherstellen können. Außerdem entfällt die Notwendigkeit, sich auf externe Anbieter zu verlassen, was eine langfristige Unabhängigkeit sichert.
Die Anwendung eines solchen Chatbots ermöglicht eine schnelle und präzise Antwort auf Fragen, die oft aus großen und komplexen Dokumenten extrahiert werden müssen. Bei der ES Edgar Schröder Unternehmensberatungsgesellschaft für Zeitarbeit mbH beispielsweise werden Informationen aus einem umfangreichen Schulungsdokument genutzt, um kundenspezifische Fragen zu beantworten. Die Implementierung eines KI-Chatbots könnte hier den zeitaufwendigen manuellen Suchprozess erheblich erleichtern und die Mitarbeiter*innen entlasten.
Integration von Unternehmensdaten und der Einsatz in der Praxis
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Integration des Chatbots in die vorhandenen Unternehmensdaten – sowohl produkt- als auch kundenseitig. Hierfür müssen Unternehmen zunächst ihre Daten sammeln und aufbereiten, damit der Chatbot auf sie zugreifen und sie in die Antworten einfließen lassen kann.
Dies erfordert neben der genauen Abstimmung der Dateiformate auch eine Vernetzung dieser zur Verfügung stehenden Daten mit den individuellen Daten des Kunden. Bei der HEUER & Co. Hausausbau GmbH etwa können Anfragen zu den spezifischen Bauelementen der einzelnen Kund*innen, wie Terrassendächer oder Rollläden, direkt aus den Produktinformationen beantwortet werden.
Prototyp und praktische Erkenntnisse
Interaktiver Leitfaden für die Implementierung
Um auch unerfahrene Nutzer*innen zu befähigen, den Chatbot erfolgreich zu nutzen, wird im Rahmen des Projekts ein interaktiver Leitfaden entwickelt. Dieser Leitfaden ermöglicht es Unternehmen, Schritt für Schritt den für sie passenden KI-Chatbot einzuführen. Dabei werden verschiedene Anwendungsfälle und Anforderungen berücksichtigt, die den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht werden. Vom einfachen FAQ-Chatbot bis hin zum komplexen System für sensible, unternehmensspezifische Daten – der Leitfaden zeigt, welcher Ansatz in welcher Situation am besten geeignet ist.
Die Nutzung eines lokal betriebenen KI-Chatbots stellt für Unternehmen nicht nur eine Verbesserung der Effizienz dar, sondern ermöglicht auch eine sichere Handhabung sensibler Daten. Mit einem interaktiven Leitfaden zur Implementierung können Unternehmen, insbesondere KMU, den Einstieg in die digitale Zukunft meistern und gleichzeitig ihre Ressourcen optimieren.
E-Learning-Angebote und Unterstützung für Ihr Unternehmen
Um auch unerfahrene Nutzer*innen zu befähigen, den Chatbot erfolgreich zu nutzen, wird im Rahmen des Projekts ein interaktiver Leitfaden entwickelt. Dieser Leitfaden ermöglicht es Unternehmen, Schritt für Schritt den für sie passenden KI-Chatbot einzuführen. Dabei werden verschiedene Anwendungsfälle und Anforderungen berücksichtigt, die den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht werden. Vom einfachen FAQ-Chatbot bis hin zum komplexen System für sensible, unternehmensspezifische Daten – der Leitfaden zeigt, welcher Ansatz in welcher Situation am besten geeignet ist.
Die Nutzung eines lokal betriebenen KI-Chatbots stellt für Unternehmen nicht nur eine Verbesserung der Effizienz dar, sondern ermöglicht auch eine sichere Handhabung sensibler Daten. Mit einem interaktiven Leitfaden zur Implementierung können Unternehmen, insbesondere KMU, den Einstieg in die digitale Zukunft meistern und gleichzeitig ihre Ressourcen optimieren.
