Viele Unternehmen sitzen heute auf einem riesigen Schatz an Daten. Diese Daten sind aber oft unübersichtlich verteilt – in E-Mails, PDFs, Präsentationen oder alten Excel-Listen. Genau hier entsteht ein Problem: Wie findet man schnell die richtige Information, wenn ein Kunde fragt oder eine wichtige Entscheidung ansteht? Ein lokaler KI-Chatbot kann diese Herausforderung lösen und sorgt dafür, dass Unternehmen ihr Wissen besser nutzen.
In einem Digitalisierungsprojekt des Mittelstand-Digital Zentrums Hannover hat das IPH – Institut für Integrierte Produktion Hannover gGmbH die ES Edgar Schröder Unternehmensberatungsgesellschaft für Zeitarbeit mbH bei der Einführung eines KI-Chatbots unterstützt.
Was ist ein lokaler Chatbot – und wie funktioniert er?
Ein Chatbot beantwortet Fragen rund um die Uhr. Das Besondere an der vom Mittelstand-Digital Zentrum Hannover entwickelten Lösung: Sie setzt auf sogenannte RAG-Technologie. Das steht für „Retrieval-Augmented Generation“. Das System kombiniert zwei Dinge: Es sucht gezielt in eigenen Dokumenten (Retrieval) und erstellt mit künstlicher Intelligenz (KI) eine verständliche Antwort (Generation). Das Modell greift also nicht nur auf sein Trainingswissen zurück, sondern zieht aktuelle Dokumente heran. So bleiben Antworten präzise, auch wenn Prozesse, Produkte oder Gesetze sich ändern.
Die Vorteile für Mittelständler
Der Chatbot arbeitet lokal. Das heißt: Alle Daten bleiben auf den eigenen Servern. Unternehmen können so sensible Informationen besser schützen. Gleichzeitig sparen sie Zeit, weil der Chatbot verschiedene Dokumente in Sekunden durchsucht und Fragen zum Inhalt der Dokumente präzise beantworten kann. Die Chatbot-Lösung hat das Potential, neue Mitarbeiter*innen schneller einarbeiten und das Onboarding verbessern zu können.
Mit diesen 5 Schritten führen Unternehmen einen KI-Chatbot ein
- Klare Aufgabe festlegen
Im ersten Schritt überlegen Firmen, wofür sie den Chatbot nutzen wollen – zum Beispiel für den Support oder das Onboarding. - Dokumente vorbereiten
Alle wichtigen Infos, wie Handbücher oder Richtlinien, werden digital gesammelt. Die Qualität der Dokumente ist entscheidend für gute Antworten. - Passende Technik wählen
Für den lokalen Betrieb des KI-Chatbots wird eine gute Grafikkarte sowie ausreichend Arbeitsspeicher (idealerweise 64 GB) empfohlen. Das System läuft komplett ohne Cloud und bleibt so unabhängig. - System einrichten
Der Chatbot wird als Software aufgesetzt. Das Mittelstand-Digital Zentrum Hannover nutzt dafür moderne Tools wie Streamlit für die Oberfläche und ChromaDB als Datenbank. - Testen und optimieren
Im Arbeitsalltag zeigt sich, welche Fragen besonders häufig gestellt werden und in welcher Art und Weise geantwortet werden soll. Der Chatbot lässt sich optimieren – unter anderem durch Feinjustierung des Prompts – und antwortet dann noch präziser.
Herausforderungen und Lösungen
Eine Herausforderung bleibt die Datenqualität. Fehlen wichtige Informationen oder sind Dokumente nicht aktuell, dann kann der Chatbot nur ungenaue Antworten geben. Da die Interpretation von Bildern und das Auslesen von Texten aus Bildern fehleranfällig sind, sollten Unternehmen ihre Dokumente möglichst in Textform dem KI-System zur Verfügung stellen.
Auch die Integration in die bestehende IT braucht etwas Planung. Schnittstellen sorgen dafür, dass alle Systeme gut zusammenspielen. Wer auf passende Hardware setzt, kann den Chatbot reibungslos nutzen. Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren, weil sie mit einem lokalen KI-Chatbot unabhängig von großen Cloud-Anbietern bleiben.
Fazit: Wissensschatz im Unternehmen heben
Lokale Chatbots mit RAG-Technologie machen Wissen im Unternehmen schnell zugänglich. Sie helfen bei der täglichen Arbeit und sorgen für mehr Effizienz. Das Beispiel aus Hannover zeigt: Mit guter Vorbereitung und der richtigen Technik kann jedes Unternehmen von KI profitieren.
Sie möchten mehr über lokale Chatbots erfahren? Dann kontaktieren Sie uns gern! Unsere Experten für KI-Anwendungen, Philipp Harder und Paolo Pappe, stehen Ihnen unter harder@mitunsdigital.de oder 0511 279 76-447 zur Verfügung.
