Daten aus Vertragsdokumenten KI-gestützt extrahieren

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Die effiziente Verwaltung von Verträgen stellt für viele Unternehmen eine zentrale Herausforderung dar. Besonders in mittelständischen Betrieben mit einer Vielzahl unterschiedlicher Vertragsarten ist eine strukturierte und automatisierte Dokumentenverarbeitung von großer Bedeutung. Ein aktuelles Projekt des Mittelstand-Digital Zentrums Hannover gemeinsam mit der Prowind GmbH zeigt, wie Künstliche Intelligenz (KI) dabei unterstützen kann, aus unterschiedlich aufgebauten Vertragsdokumenten relevante Metadaten automatisch und effizient zu extrahieren.

Herausforderung: Vielfalt an Vertragsarten und manuelle Prozesse

Unternehmen sehen sich häufig mit der Aufgabe konfrontiert, eine Vielzahl unterschiedlicher Vertragsarten zu verwalten. In diesem Projekt wurden rund 50 verschiedene Vertragsarten identifiziert. Die Dokumente liegen meist in Form von gescannten PDFs vor, die sowohl maschinell lesbare als auch handschriftliche Inhalte enthalten. Die manuelle Erfassung und Kategorisierung dieser Dokumente ist äußerst zeitaufwendig und fehleranfällig. Kommerzielle CRM-Systeme, die normalerweise zur Erfassung, Speicherung und Analyse von Kundendaten dienen, stoßen häufig an ihre Grenzen, wenn es darum geht, spezifische Informationen aus PDF-Dokumenten automatisch zu extrahieren.

Lösungsansatz: KI-gestützte Metadatenextraktion

Um die Dokumentenverarbeitung zu automatisieren, wird derzeit ein KI-gestützter Ansatz entwickelt. Ziel ist es, aus den Vertragsdokumenten automatisch relevante Metadaten wie Vertragsart, Unterzeichnungsdatum und Laufzeit zu extrahieren. Hierfür kommen Technologien wie Optical Character Recognition (OCR), Visual Language Models (VLM) und Large Language Models (LLM) zum Einsatz. Diese ermöglichen es, sowohl maschinell lesbare als auch handschriftliche Inhalte zu erkennen und zu verarbeiten.

Ein zentraler Bestandteil des Projekts ist die Entwicklung eines Konzeptpapiers, das die Anforderungen und Möglichkeiten der KI-gestützten Dokumentenextraktion beschreibt. Dabei werden sowohl die Potenziale als auch die Grenzen der Technologie aufgezeigt.

Technische Umsetzung: Fokus auf Datenschutz und Kosten

Bei der technischen Umsetzung wird besonderer Wert auf Datenschutz und Kosteneffizienz gelegt. Die Lösung wird primär für den Einsatz auf lokalen GPUs konzipiert, um die Datenverarbeitung unternehmensintern und ohne externe Cloud-Dienste durchführen zu können. Sollte dies aus Performancegründen nicht ausreichen, wird als Alternative die Nutzung einer Public Cloud mit Serverstandorten in Europa in Betracht gezogen.

Ausblick: Weiterentwicklung und praktische Anwendung

Das Projekt zeigt, wie KI-Technologien zur Optimierung der Vertragsverwaltung in mittelständischen Unternehmen eingesetzt werden können. Die entwickelten Konzepte und Technologien bieten eine Grundlage für die Weiterentwicklung hin zu einer vollständig automatisierten Dokumentenverarbeitung. Zukünftige Schritte könnten die Integration weiterer Vertragsarten und die Verbesserung der Extraktionsgenauigkeit umfassen. Denkbar ist zudem ein Transfer des Vorgehens für andere Anwendungsfälle.

KI-gestützte Dokumentenverarbeitung: Wir unterstützen Sie gern!

Kontaktieren Sie uns gern! Unsere Experten Philipp Harder und Paolo Pappe stehen Ihnen unter harder@mitunsdigital.de oder 0511 279 76 447 gern zur Verfügung.

Zudem bieten wir weiterführende Workshops, Webinare und Praxisbeispiele an. Einen leicht zugänglichen Einstieg in das Thema bietet beispielsweise unser Lernnugget „Wissensmanagement mit KI“, das auch die Dokumentenanalyse behandelt.

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