Die manuelle Suche und Interpretation von Informationen aus Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) und Verträgen mit Projektpartnern bzw. Kunden kann Mitarbeitende im Tagesgeschäft viel Zeit kosten; besonders, wenn schnell spezifische Klauseln oder Laufzeiten gesucht werden. Für dieses Problem hat das Mittelstand-Digital Zentrum Hannover gemeinsam mit der Sightwise GmbH in einem KI-Anwendungsprojekt eine praxistaugliche Lösung entwickelt.
Das Projekt ist nun erfolgreich abgeschlossen: Entstanden ist ein intelligenter Chatbot, der Vertragsdokumente automatisch durchsucht und auf konkrete Fragen verlässliche Antworten mit dem passenden Kontext liefert.
100 % Datensouveränität: Lokale KI statt Cloud
Gerade bei vertraulichen Verträgen ist Datenschutz oberstes Gebot. Daher wurde der Dokumenten-Agent als rein lokale KI-Lösung konzipiert. Das bedeutet, dass keine externen APIs genutzt werden, um Daten an fremde Server zu senden. Alle Dokumente, Fragen und Antworten bleiben zu jedem Zeitpunkt vollständig und sicher im eigenen Unternehmen.
Intelligente Steuerung durch KI-Entscheidungsbaum
Im Kern des Prototyps arbeitet eine smarte und vor allem erweiterbare Architektur. Ein großes Sprachmodell (Large Language Model (kurz: LLM)) steuert einen Entscheidungsbaum, der jede Anfrage dynamisch auf den effizientesten Verarbeitungspfad leitet:
- Kategorisierung der Anfrage: Zunächst entscheidet das LLM anhand der gestellten Frage, um welche Dokumentenart es sich handelt. Geht es um Verträge oder (als zukünftige Erweiterung) um Meeting-Notizen?
- Detailgrad bei Verträgen: Falls es sich um Verträge handelt, prüft das System, ob sich die Frage auf einen einzelnen Vertrag oder auf mehrere Verträge gleichzeitig bezieht.
- Die richtige Datenquelle: Bezieht sich die Frage auf mehrere Verträge, trifft das System eine weitere Unterscheidung: Muss die Information tief im Text gesucht werden (über einen klassischen textbasierten Ansatz) oder lässt sich die Antwort direkt aus der angebundenen Datenbank abrufen? In dieser Datenbank sind bereits wichtige Metadaten der Verträge, wie beispielsweise das Unterzeichnungsdatum oder die genauen Vertragspartner, strukturiert hinterlegt, was die Antwortzeit drastisch verkürzt.
Die Projektergebnisse auf einen Blick
- KI‑Agenten‑Infrastruktur: Die modulare Systemarchitektur steht. Durch den intelligenten Entscheidungsbaum ist der Chatbot flexibel und lässt sich jederzeit um neue Fähigkeiten, wie eben die Auswertung von Meeting-Notizen oder Einkaufsbedingungen, erweitern.
- Fertiger Prototyp: Der Dokumenten-Agent ist konzipiert und einsatzbereit. Er identifiziert und beantwortet kontextbasiert Fragen zu Verträgen, reduziert monotonen Suchaufwand und liefert die passenden Informationen in Sekunden.
- Praxisleitfaden für kleine und mittlere Unternehmen (KMU): Damit auch andere Unternehmen von diesen Erkenntnissen profitieren, steht ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden bereit. Er erklärt, wie KMU solche KI-Agenten-Systeme zur Prozessautomatisierung einführen und nutzen können.
Der gewählte Ansatz geht über generische KI‑Chatbots hinaus. Durch die Kombination aus strukturierten Metadaten und intelligenter Textanalyse erhalten Mitarbeitende fundierte Antworten bei minimalem Rechercheaufwand. Da die Architektur modular aufgebaut ist, rückt die anfängliche Vision eines umfassenden „Company-LLM“ für das unternehmensinterne Wissensmanagement in greifbare Nähe.
Hauptmotive für Digitalisierung
Die Digitalisierung hilft Unternehmen, aktuellen Herausforderungen zu begegnen. Betriebe digitalisieren in erster Linie, um die Qualität ihrer Produkte zu verbessern und um (Arbeits-) Prozesse effizienter zu gestalten. Befragt nach den Hauptgründen für Digitalisierung im Jahr 2025 nennen die Unternehmen in Niedersachsen:
- Qualitätsverbesserung: 67 Prozent
- Kosteneinsparungen 66 Prozent
- Flexibilisierung des Arbeitens 62 Prozent
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